19 Jun Wie wir das „Hasde-mal-kurz-Dilemma“ gelöst haben

„Tom, hasde mal kurz?“ Das ist/war die wohl am häufigsten gestellte Frage in meinem Businessalltag.

Vor drei Jahren und mit 12 Mitarbeitern habe ich das gern mit „Ja“ beantwortet – schließlich bin ich ein großer Fan der Opendoor Policy und kurzer Wege.

Doch bei aller Liebe zu meinen Mitarbeitern und dem schnellen Austausch: 
Für regelmäßige „Hasde-mal-kurz-Themen“ sind wir mittlerweile einfach zu groß. Denn es ist nicht nur die reine Nettozeit, die für diese Fragen verstreicht.
Auch die Aufmerksamkeit, die das Anliegen im Nachhinein noch bei mir bindet und die Zeit, die ich brauche, um in meine unterbrochene Arbeit zurückzufinden.

Nachdem ich immer häufiger das Gefühl bekam, niemandem mehr gerecht zu werden, kam die Einsicht:

💡Wir brauchen (noch) mehr Struktur!

Denn was mit einem kleinen Team wunderbar per Zuruf und „Hasde-mal-kurz“ möglich war, funktioniert einfach ab einer gewissen Teamgröße nicht mehr.

Wir haben also das „Hasde-mal-kurz-Dilemma“ für uns gelöst, indem wir einfache Strukturen geschaffen und die Selbstorganisation noch stärker gefördert haben:

– Einführung gemeinsamer Zeit: Die Wochenkick-offs oder wöchentlichen Devops-Meetings geben Raum, Projekte zu besprechen und Probleme oder offene Fragen zu adressieren.

– Nutzung von Tools wie Microsoft Planer und/oder To-do für bessere Selbstorganisation

– Einführung einer Fokus-Zeit: Von 10 bis 12 Uhr ist bei uns Ruhe im Karton! Zeit für volle Konzentration auf die Projekte & eigenen Weiterbildungsthemen.

– Busylight am Monitor: Wer nach der Fokus-Zeit noch ungestört sein will, stellt sein Busylight am Rechner von grün auf rot. That simple.

– Entlastung des Teams: Aufstockung der Arbeitszeit unserer Teamassistenz aka. Feelgood Managerin, um die Teams von zeitintensiven Routineaufgaben zu befreien (Meetingräume vorbereiten, Reisen buchen etc.)

Durch diese kleinen Hebel schaffen wir den Rahmen, alle Themen zu adressieren und fördern konzentrierte und strukturierte Arbeitsweisen. Denn viele Fragen erübrigen sich bei einer guten Arbeitsstruktur von selbst oder finden gesammelt den Weg in die Wochenmeetings.

Und ratet mal! Seitdem wir die Strukturen haben, hätte ich hin und wieder sogar mal wieder den Kopf für ein „Hasde-mal“ 😉

Wie strukturiert ihr euch und euer Team, um die Effizienz hochzuhalten?